Kommenteeri

Info üleküllus vs info puudus

Oma töölaua taga istudes tegeled mingile probleemile lahenduse väljamõtlemisega, kuid ühel hetkel tekib ette nö sein, millest kuidagi üle ega ümber ei saa. Oled olemasoleva info põhjal kaalunud juba plusse ja miinuseid, kuid saad aru, et kui selle info põhjal otsuse vastu võtad, siis ei ole see lahendus rahuldav. Tabad end mõttelt, et infot on vaja juurde saada. Kelle poole või kuhu pöörduda?
Kui tegemist on infoga, mis ettevõttes on kellegi käes olemas, siis saad selle inimese poole pöörduda ja kerge vaevaga vajalikku lisainfot küsida. Võimalik, et infot on mitme inimese käest vaja ja sel juhul tasub infokogumisele pühendatud aeg end kindlasti ära. Pöördu e-maili teel või lepi kokku kohtumine või saada dokumendihaldurile päring küsimusega, kust kindla sisuga info saab siseveebist või arhiivist leida.

Kui tegemist on probleemiga, mis on üles kerkinud meeskonna sees seetõttu, et tööülesannete täitmiseks vajalik info ei ole jõudnud võrdselt kõigi töötajateni või keegi on otsustanud info enda teada hoida, siis tuleb välja selgitada motiivid, miks nii käitutakse. Vajadusel tuleb erinevate töötajatega 1:1-le suhelda ja kõik osapooled ära kuulata. Nii jõuab probleemi sügavamate põhjusteni ning saab asuda olukorda lahendama.

Kui tegemist on infoga, mida tuleb ettevõtte väliskeskkonnast otsida, siis on vaja täpsemalt määratleda, millist infot vajatakse. Ettevõttest väljaspool valitseb olukord, kus infot on väga palju ja seda kutsutakse ka infoülekülluseks. Hea on teada, kas on vaja pöörduda mingi teise asutuse poole või külastada kindla teemalist kodulehte. Mugav on kasutada infootsingu sooritamisel Googeldamist, kuid märksõnade valik tuleb hästi läbi mõelda, sest otsingutulemusi võib tulla tuhandeid ja palju rohkemgi. Seetõttu on hea erinevaid märksõnu omavahel kokku sobitada. Mida täpsem on päring, seda relevantsemad ja asjakohasemad tulemused üles leitakse. Google annab esimeste otsingutulemuste seas tavaliselt kõige asjakohasemad viited erinevatele infoallikatele.

Kuid töötades ettevõttes, kus suur töö tehakse ära just kirjalikul kujul esitatud infoga puututakse kokku erinevate infoga seotud probleemidega. E-maili teel saadetakse palju kirju, mille hulgas on palju olulist infot, kuid alati ei jõua neid lõpuni läbi lugeda. Samas tuleb ka palju operatiivinfoga seotud kirju ja loomulikult tavapärased kolleegidega infovahetusega seotud kirjad. Seega, olenevalt parasjagu käsil olevast tööülesandest või hetkel aktuaalsest projekti sisust valib töötaja, millisele infosisule on vaja keskenduda. Muuga tegeletakse siis, kui saabub sobiv aeg.

Ettevõtte siseveeb võimaldab kogu arvutiga töötavale töötajaskonnale kättesaadavaks teha ning ligipääsu võimaldada suurele infohulgale. Selles keskkonnas saab hoiustada ja ligipääsu võimaldada failisüsteemile ja elektroonilisele dokumendihaldussüsteemile ning erinevatele teemalehtedele. Kuna talletatavat infot on palju, siis on hea kasutada hästi toimivat otsingumootorit, mis siseveebist võimaldab kiiresti vajaliku info üles leida.

Seega, info ülekülluse olukorras on vaja teada, mille kohta ja millist infot vajatakse. Selekteerimisel saab näiteks ettevõtte sisese infospetsialisti, sisekommunikatsiooni juhi või kommunikatsiooni juhi abi paluda. Nad saaks aidata ka regulaarselt jälgitavatest infoallikatest ülevaadete ja kokkuvõtete tegemisel. Olukorrad, kus ollakse info puuduses, on alati lahendatavad. Küsi julgelt asjasse puutuvate osapoolte abi ja probleemi lahendamiseks kogu kokku piisaval hulgal infot, et saaksid teha adekvaatsed otsused, millega oled ise rahul ja muudad ka oma töötajad rõõmsamaks.

Lisa kommentaar

Email again: